เอกสารที่อธิบายถึงคำสัญญาหรือนโยบายการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของบริษัทหรือองค์กรอื่น ๆ เมื่อผู้ใช้บริการเข้าถึงและใช้งานเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรนั้น โดยจะระบุถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บรวบรวม ประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวม วัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมข้อมูล วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล และนโยบายการเผยแพร่ข้อมูล รวมถึงหลักปฏิบัติที่แนะนำให้ผู้ใช้บริการทำเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคลของตนเอง
นโยบายความเป็นส่วนตัวมีความสำคัญอย่างมากในการรักษาความคุ้มค่าและความไว้วางใจของลูกค้า และยังมีบทบาทสำคัญในการประกอบกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเช่น กฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และเป็นการคำนึงถึงเงื่อนไขและข้อผูกมัดที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการขององค์กรนั้น
บริษัทหรือองค์กรจะใช้คำว่า “ข้อมูลส่วนบุคคล” เพื่อแสดงถึงข้อมูลที่สามารถระบุตัวผู้ใช้บริการได้โดยตรงหรือทางอ้อม ซึ่งอาจรวมถึง ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่หาได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการใช้บริการ การจ่ายเงิน การเข้าถึงเว็บไซต์ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานบริการ
และด้วยความมุ่งสำคัญในการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บรวบรวม บริษัทหรือองค์กรจะให้ความรับผิดชอบด้านการปกป้องข้อมูลที่เก็บรวบรวมตามความต้องการของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการนำเสนอคำแนะนำในการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้บริการ